主管
提出工作目標與預期成果
已建立
說明責任、期限與完成條件
一套系統，搞定公司大小交辦事務
主管交辦，團隊執行 現場修正，主管核准
將主管交辦、人員回覆與進度追蹤，以及結案確認，都集中在同一套系統中。 工作可透過手機、行事曆、通知中心、LINE 與 Email 持續追蹤，減少主管反覆追問與人員漏接。
- 手機快速接單與回覆
- 行事曆集中看工作期限
- LINE／Email 自動提醒
- 工作一路追蹤到結案
AI Manager
工作流管理系統
工作編號
AM-2026-071
工作主題
設備異常處理流程
5 / 6
系統
進入統一管理架構
已整合
套用權限、提醒、附件與簽核規則
系統
產出可執行步驟與流程
V1 步驟
讓人員知道怎麼做、做到哪裡
執行人員
依步驟執行並回報結果
已回報
留下進度、成果、問題與附件
執行人員
依現場狀況提出步驟修正
V2 建議
保留原步驟、修改理由與建議版本
主管
核准交辦結案
待核准
形成公司認可、可沿用的正式版本
版本差異已保留
主管原始步驟與執行人員的修正建議，都留在同一條工作歷程中。
工作集中
主管交辦、責任、期限、步驟與附件集中在同一件工作
人員好操作
手機快速接單、完成、工作登錄與行事曆直接查看
系統協助追蹤
通知中心、LINE／Email 提醒，主管最後確認結案
企業每天正在承擔的管理成本
問題不一定是沒有人做，而是工作資訊沒有形成清楚流程
當交辦依賴口頭、通訊軟體、紙本與 Excel，公司就需要花更多時間追問、確認、搜尋與補資料。
看看一件工作如何形成可追蹤流程 →工作資訊散落在不同地方
內容、附件與補充說明分散在 LINE、Email、Excel、紙本及個人資料夾。
主管必須逐件追問進度
是否接單、做到哪一步、為何延遲與何時完成，都需要再找負責人確認。
例行工作依賴人員記憶
工作繁忙、人員請假或異動時，容易漏做、延誤，或沒有留下完成依據。
完成後仍難以交接與追溯
處理原因、執行過程與成果沒有集中保存，遇到類似問題時仍需重新查找。
實際操作方式
一件工作從收到、執行到結案，每一步都知道在哪裡做、解決什麼問題
AI Manager 不只是增加一張待辦清單，而是把原本散在 LINE、Email、Excel、紙本與口頭回報的工作資訊， 集中到同一個工作編號中持續追蹤。
01
收到工作：先知道今天要做什麼
人員登入後直接看自己的工作，不必再回頭翻群組訊息或另外整理 Excel。
- 在哪裡操作
- 首頁「個人待辦」／工作行事曆／LINE 提醒
- 解決什麼問題
- 工作散在多個地方、容易漏接、忘記期限、不知道先做哪一件。
- 從個人待辦查看新交辦、期限與目前狀態
- 點工作主題直接查看內容、附件與完成條件
- 接單後開始執行，近期工作同步從行事曆掌握
系統優點：每個人先看到與自己有關的工作，降低搜尋與漏接成本。
02
執行與回報：做完的過程留在同一件工作
簡單工作可快速完成，複雜工作再展開完整登錄，不強迫現場每次填很多欄位。
- 在哪裡操作
- 工作詳情 → 快速完成／完整工作登錄
- 解決什麼問題
- 口頭回報沒有紀錄、附件散落、主管需要反覆詢問進度與處理結果。
- 常見工作直接快速完成，降低操作負擔
- 需要說明時展開工作登錄，補上進度、問題與工時
- 照片、文件與回覆都保留在原工作歷程中
系統優點：主管不用另外找聊天紀錄，工作內容、回報與附件放在同一處。
03
主管追蹤：先看異常，不必逐件催辦
主管集中查看未接單、即將到期、逾期與待確認工作，把時間放在真正需要介入的項目。
- 在哪裡操作
- 管理介面／通知中心／工作行事曆／LINE／Email
- 解決什麼問題
- 每天逐件問進度、逾期後才發現、待簽核與重要事件分散在不同管道。
- 通知中心分類查看新回覆、到期、逾期與待處理事項
- LINE／Email 依設定主動提醒，不必靠主管人工催辦
- 行事曆從日期快速掌握部門近期工作量與期限
系統優點：把「找人問進度」改成「看系統處理例外」，降低主管追蹤成本。
04
現場修正與結案：把實際做法變成可追溯紀錄
現場若發現原步驟不符合實際狀況，可提出修正理由與證據，再由主管確認最終結果。
- 在哪裡操作
- 工作詳情 → 步驟修正 → 送簽 → 主管核准結案
- 解決什麼問題
- 主管交辦與現場做法有落差、事後說不清修改原因、相同問題每次重新摸索。
- 執行人員提出步驟修正、原因、附件與實際結果
- 系統保留修改前後版本，不覆蓋原始交辦內容
- 主管確認成果並核准結案，形成正式歷程
系統優點：讓現場經驗不只留在個人記憶，而是成為可查詢、可交接、可沿用的工作資料。
AI Manager 的核心差異
不是多一個地方「勾完成」，而是讓每筆工作從交辦、執行、修正、追蹤到主管結案，都沿著同一條工作歷程留下來。
一件工作的完整閉環
從主管交辦到人員執行，每一步都有責任、期限與回覆紀錄
主管建立工作目標與期限後，人員依步驟執行、回報進度與結果； 現場需要調整時可提出修正，最後由主管確認成果並完成結案。
01
主管
ASSIGN
主管交辦
說明工作目標、責任、期限與預期成果，先建立清楚方向。
產出：工作來源
02
系統
STRUCTURE
進入管理架構
統一套用責任、期限、權限、提醒、附件與簽核規則。
產出：工作框架
03
系統
PLAN
產出執行步驟
把工作拆成可執行步驟、完成條件與需要回報的項目。
產出：V1 執行流程
04
執行人員
EXECUTE
執行並回報結果
依步驟工作，持續留下進度、實際結果、問題、工時與附件。
產出：現場紀錄
05
執行人員
IMPROVE
提出步驟修正
若主管原步驟不符合現況，人員可提出理由、證據與建議版本。
產出：V2 修正建議
06
主管
APPROVE
核准交辦結案
主管檢查成果與修正內容，確認實際結果並核准交辦結案。
產出：結案紀錄
主管定方向，執行人員補足現場事實
主管負責決定目標與核准結果；執行人員負責回報真實現況與修正建議。 系統保留每次調整前後的內容，讓流程可以被共同驗證，而不是只靠口頭更改。
工作流帶來的實際效益
同一套工作流程，讓公司、主管與員工都少做重複的事
用一次清楚的流程紀錄，讓主管交辦更明確、人員執行更有依據，並減少後續反覆追問、搜尋與補資料。
對公司
讓工作方式留在公司
將流程、紀錄與處理經驗留存在組織中，降低對特定人員記憶與個人做法的依賴。
- 流程與完成標準更一致
- 人員異動時更容易交接
- 工作歷程可查詢與追溯
減少
重新建立做法、重新交接與稽核前臨時補資料
對主管
減少追問，把時間用在判斷
進度、逾期與待簽核事項集中呈現，主管可以優先處理真正需要介入的問題。
- 不必逐件詢問工作進度
- 期限與提醒由系統協助追蹤
- 異常、延誤與待決策事項優先呈現
減少
人工催辦、進度彙整與在多個群組尋找回覆
對員工
工作要求更清楚，減少反覆修改與重工
工作內容、執行步驟、附件與完成標準集中在同一處，讓人員從一開始就知道預期成果。
- 清楚知道要做什麼與如何執行
- 知道做到什麼程度才算完成
- 降低中途改方向與完成後返工
減少
認知落差、反覆確認、重複修改與事後補充要求
讓交辦內容、執行步驟與驗收標準更清楚，讓人員知道要做什麼、如何執行，以及做到什麼程度才算完成，減少認知落差、反覆修改與不必要的重工。
AI MANAGER WORKFLOW
所有資訊都沿著同一條工作流往下走
AI Manager 不讓不同功能各自留下彼此不聯通的資料，而是以同一個工作編號， 串起工作來源、執行步驟、現場回報、修改版本與主管核准。
- 所有步驟、回報與附件都對應同一件工作
- 主管原始步驟與執行人員修正版可以比較
- 異常、展延、退回與待核准狀態集中追蹤
- 核准後形成可查詢、可交接與可沿用的正式流程
單一工作編號
AM-2026-071
全程可追蹤
工作來源
主管交辦
例行排程
異常事件
AI Manager 管理核心
責任
期限
步驟
回報
版本
核准
執行與結案
執行紀錄
修正建議
核准流程
正式流程 V2
可查詢・可交接・可沿用
適用場域
從一項最需要追蹤的工作開始導入
不需要一次改變公司所有作業，可先選擇容易漏接、經常追問或需要留下紀錄的工作情境試行。
01
中小企業管理
把跨部門交辦、例行工作、文件附件與主管簽核集中管理，降低訊息分散與責任不清。
- 交辦、待辦與例行工作統一追蹤
- 手機接單、步驟回報與跨部門交接
- 主管簽核、附件與歷程集中保存
02
工廠與現場作業
整合巡檢、輪班交接、設備異常、作業規定與改善追蹤，讓現場工作可以查核與追溯。
- 巡檢、交接與例行作業管理
- 設備事件、異常與改善追蹤
- 規定、OPL、閱讀確認與測驗
03
多元部門與專案工作
管理行政、品保、實驗室、維修、專案與客戶需求等不同工作類型，保留完整執行脈絡。
- 不同工作類型與責任人分流
- 教育訓練、資格與能力確認
- 工作紀錄、附件與成果歸檔
核心功能 × 管理問題
客戶遇到什麼問題，就從對應模組開始用
每一個模組都對應實際管理情境，導入時不必一次使用全部功能，可先處理最常漏接、追問、重工或難以追溯的工作。
交辦、例行工作與行事曆
一次性工作與週期性工作都用相同方式建立責任、期限與執行要求。
- 使用位置
- 交辦中心／例行工作／工作行事曆
- 解決問題
- 口頭交辦容易忘、例行工作靠記憶、工作期限散在不同表單。
- 一次性／例行工作與自動開立
- 接單、展延、交接、送簽與結案
個人待辦與手機工作介面
執行人員先處理自己的工作，簡單工作快速完成，需要時再展開詳細登錄。
- 使用位置
- 首頁個人待辦／手機工作詳情
- 解決問題
- 現場不知道今天該做什麼、手機畫面太複雜、回覆流程造成額外負擔。
- 手機卡片式資訊與常用快捷操作
- 快速完成與詳細紀錄依需要展開
通知中心、LINE 與 Email
把需要處理的事件依類型提醒，主管與人員只需要處理真正有變化的工作。
- 使用位置
- 通知中心／LINE 官方帳號／企業 Email
- 解決問題
- 主管每天人工催辦、人員忘記期限、逾期或新回覆沒有及時被看到。
- 新交辦、回覆、到期、逾期分類提醒
- LINE 彙整提醒與重要事件通知
設備、異常與改善追蹤
異常從發生、暫時處置、原因分析到改善結案都對應同一事件。
- 使用位置
- 設備管理／異常事件／改善追蹤
- 解決問題
- 異常處理只留在聊天紀錄、責任與進度不清楚、相同問題重複發生卻找不到歷史。
- 異常責任、處理進度與結案狀態
- 歷史事件與類似問題查詢
規定、訓練、人員與能力管理
把制度、閱讀確認、訓練、資格與人員狀態連到日常工作需要。
- 使用位置
- 規定管理／教育訓練／人員管理／能力矩陣
- 解決問題
- 文件版本分散、誰讀過無法確認、資格到期靠人工記錄、工作交給不具資格人員。
- 規定版本、閱讀確認、測驗與複訓
- 人員權限、班表、資格與能力矩陣
工作紀錄、附件與管理報表
同一工作編號持續保存內容、回覆、附件、版本與核准歷程，完成後仍能查。
- 使用位置
- 工作詳情／歷史查詢／報表中心
- 解決問題
- 事後找不到附件與處理原因、交接只能問原承辦人、主管彙整資料需要重新整理 Excel。
- 工作編號、附件與歷程集中留存
- 主題查詢、報表與資料輸出
通知與企業權限
需要處理的事主動提醒，重要資料依角色與部門控管
降低主管每天人工催辦的負擔，同時保留企業使用所需要的身分驗證、權限分層與工作操作紀錄。
讓系統協助追蹤，不必每天逐件詢問
通知中心新交辦、回覆、到期、逾期與待處理事項分類呈現。
LINE依設定彙整工作提醒，重要事件可即時通知。
Email支援企業信箱通知，保留正式溝通管道。
行事曆從日期快速查看近期工作與待完成事項。
企業資料依職務需要開放，重要操作保留紀錄
角色與部門權限不同主管、人員依職務與部門看到需要的功能與資料。
MFA 身分驗證管理角色可搭配多因素驗證，提高帳號安全性。
登入與 Session 管理兼顧日常操作便利性與帳號狀態變更後的存取控制。
歷程與稽核紀錄工作回覆、修改、核准與重要操作可保留追溯依據。
工作完成後的延伸價值
工作做完不只是勾選完成，歷程也能留下來
AI Manager 將日常工作放入固定的交辦、執行、回報與確認架構中。系統在正常工作過程中持續保存背景、步驟、問題、附件與完成結果，讓原本分散在個人經驗中的做法，逐步形成企業可查詢、可交接與可沿用的知識基礎。
工作歷程自然形成可查詢資料
企業知識就在每天的工作流程中持續累積，並保留工作情境、實際做法與主管確認結果。
固定架構建立工作交辦內容、負責人、期限、執行步驟與完成標準統一記錄。
執行過程持續留存保存進度、實際處理方式、遇到的問題、附件與回報結果。
完成結果經過確認由主管確認成果、完成程度與公司認可的最終處理方式。
累積企業知識完整工作歷程持續保存，作為查詢、交接、沿用及未來 AI 應用的資料基礎。
清楚交辦，減少反覆修改
讓人員從一開始就知道，工作要做到什麼程度
工作流不只記錄「要做什麼」，也在交辦時把執行方式與驗收標準說清楚，避免做到一半才改方向，或完成後仍反覆補充要求。
要做什麼？
說清楚工作目標、處理範圍與應交付的成果。
應該怎麼做？
提供執行步驟、參考資料、注意事項與責任分工。
做到什麼程度才算完成？
明確定義驗收標準、必要附件及主管確認方式。
待辦清單 vs 工作流架構
工作從交辦到結案，都在同一套工作流架構中管理
一般待辦只記錄其中一個動作；AI Manager 將主管交辦、系統規則、執行步驟、 現場回報、修改版本與主管核准連成同一條工作歷程，不再個別獨立、彼此不聯通。
一般待辦
每個工具只記錄工作的一部分
- 交辦在通訊軟體
- 步驟放在文件或 Excel
- 回報、附件與核准分散保存
- 勾選完成後，仍缺少正式結案紀錄
AI Manager
同一個工作編號管理完整生命週期
- 工作來源、責任、期限與規則相互連結
- 執行步驟、結果、附件與問題集中回報
- 修正前後版本與修改理由完整保留
- 主管核准結案後，保留正式紀錄與可沿用流程
導入方式
先盤點現況，再逐步把流程移入系統
不要求一次取代所有工具，先從最容易漏接、最需要追蹤的工作開始。
-
01
現況盤點
確認組織、人員、班別、工作類型、規定與既有表單。
-
02
流程設定
建立角色權限、工作類型、交辦模板、例行排程、通知方式、班表與簽核規則。
-
03
小範圍試行
選擇單一部門或高頻工作測試，依使用回饋調整操作方式。
-
04
正式導入
擴大使用範圍，啟用 LINE／Email 通知、行事曆與報表，持續累積可查詢的工作資料。
需求評估問卷
先說明目前的工作情境，讓後續展示更貼近實際需求
透過 Google 問卷提供目前的工作管理方式、主要困擾與預計使用情境， 後續聯繫與系統展示就能聚焦在真正需要改善的流程。
- 先釐清工作類型、部門需求與管理痛點
- 展示時直接對照實際流程，減少泛用介紹
- 作為試用範圍與導入優先順序的初步依據
GOOGLE FORM
AI Manager 需求評估問卷
問卷會在新分頁開啟，填寫完成後可返回網站繼續查看系統內容。
開始填寫需求問卷 送出前請確認 Google 表單頁面中的填寫內容與資料蒐集說明。預約系統展示
從一項真正困擾團隊的工作開始
說明目前的交辦、例行工作、異常、規定訓練或班表流程， 可先評估 AI Manager 適合從哪個場景導入。